Casavi Case Study: GWS GmbH ist Vorreiter bei der Digitalisierung

Aktenstapel, Regale voller Ordner und ein Schreibtisch, der unter Dokumenten und Post-its kaum zu erkennen ist das gehört bei der GWS zur Vergangenheit.

Mit casavi haben wir es geschafft, alle Anfragen, unabhängig von ihrer Komplexität, in jeweils einem Prozess abzubilden und zu vereinfachen. Meine Mitarbeiter schätzen diese Form der strukturierten Arbeit, ihre Motivation ist spürbar gestiegen. Die GWS ist Vorreiter der Branche in Sachen Digitalisierung der Hausverwaltung. Seit sieben Jahren arbeitet das Unternehmen weitgehend papierlos und ist seither bestrebt, sämtliche Abläufe unter Verwendung digitaler Hilfsmittel effizienter zu gestalten. Ein weiterer wichtiger Schritt in diese Richtung erfolgte Anfang des Jahres mit der Einführung von casavi.

Status Quo: Viele manuelle Schritte bei der Erfassung von Schadensmeldungen
Im Rahmen unserer Digitalisierungsstrategie haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir in Zukunft unsere Vorgänge bearbeiten wollen. Das läßt sich sehr gut am Beispiel Schadensmeldungen erklären. Diese wurden bisher telefonisch entgegengenommen, händisch notiert und dann weitere Schritte eingeleitet, wie zum Beispiel ein Handwerker beauftragt. Nach Abschluss seiner Arbeiten reichte er seine Rechnung ein, die dann erneut manuell bearbeitet werden musste. Zu guter Letzt mussten alle Dokumente bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in Aktenordner einsortiert werden. Besonders bei aufwändigen Vorgängen wurde die Suchzeit immer länger und dauerte beinahe 1 Stunde pro Auftrag – mit casavi werden Aufträge in 10 Minuten bearbeitet.

Mit der Cloud-Lösung casavi können Kommunikations- und Servicevorgänge einfacher und kundenfreundlicher gestaltet werden. Schnittstellen zur vorhandenen Abrechnungssoftware Haufe PowerHaus sowie eine Eigentümer-/Mieter-App komplettieren das Angebot.

Insgesamt dauert die Einführung von casavi bei GWS knappe vier Wochen. In dieser Zeit wurde die GWS aktiv von casavi begleitet, die Mitarbeiter nahmen an den angebotenen Webinaren teil und konnten Erklärvideos ansehen. In Teamgesprächen wurden parallel dazu Checklisten erstellt und offene Fragen geklärt, sodass die Einarbeitung seitens der GWS nahezu selbstständig erfolgte. Bei der Einarbeitung hilft auch die intuitive Bedienung von casavi.

Heute zeigt sich: Die Arbeit hat sich ausgezahlt. Kunden können die GWS heute auch unabhängig von Bürozeiten erreichen, die Anzahl der Telefonate hat sich dadurch deutlich reduziert. Besonders der Wegfall der zahlreichen Telefonate durch die digitale Kommunikation bringt eine erhebliche Erleichterung – und wenn sich doch ein Kunde per Telefon meldet, kann direkt ein neuer Vorgang in casavi angelegt und dieser fortan digital bearbeitet werden.

Das wissen auch die Kunden zu schätzen, die dank transparenter Prozesse nun einen Einblick in die Arbeit ihrer Hausverwaltung bekommen. Nach Abschluss ihrer Anfragen können sie die Bearbeitung sogar bewerten. Kunden der GWS GmbH können interaktiv und rund um die Uhr mit der GWS kommunizieren und sich laufend über den aktuellen Stand verschiedener Anfragen informieren. Darüber hinaus haben sie einen unkomplizierten Zugang zu Hausaushängen, Terminmitteilungen oder persönlichen Dokumenten, wie Abrechnungen oder Verträgen. Auch eine App von casavi im GWS-Design ist bereits in Planung.

Neue Dienstleisterplattform Relay vernetzt GWS mit allen Akteuren der Immobilien-Instandhaltung
Neben der Online-Hausverwaltungssoftware nutzt die GWS auch die neueste Produkterweiterung von casavi, die Dienstleisterplattform Relay. Das digitale Dienstleisternetzwerk Relay vernetzt die GWS mit ihren Dienstleistungspartnern, wie z.B. Handwerkern. Der Vorteil von Relay: Hausverwaltung und Dienstleister erhalten eine transparente Übersicht über alle Aufträge, können nach Projekten sortieren und Statusänderungen teilen und nachverfolgen.

Mit Relay können sich unsere Dienstleister über eine gemeinsame Plattform mit uns als Hausverwaltung und den Mietern vernetzen, z.B. zur Absprache von Terminen oder Versenden von Rechnungen. Unsere Handwerker, Versicherungsmakler und Immobilienmakler möchten auf jeden Fall nie mehr ohne Relay arbeiten.

Casavi und Relay: Die richtige Entscheidung: Zufriedene Mitarbeiter und Kunden

Mehr Informationen: https://casavi.de

 

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